مدیریت پیمان، تمامی اقدامات و فعالیت‌هایی که برای کنترل و هدایت یک هدف مشخص انجام می‌گیرد، مدیریت به حساب می‌آید. یعنی فرد با توجه به اهدافی که وجود دارد، هماهنگی‌های لازم را بین افراد سازمان و مجموعه‌ها ایجاد می‌کند. سپس با کنترل و نظارت بر آنها به تحقق اهداف کمک می‌نماید.
مدیریت پیمان چیست؟
قراردادی که در یک طرف آن کارفرما یا مالک و در طرف دیگر شرکت یا همان مدیر پیمان هستند، مدیریت پیمان می‌گویند. در این قرارداد معمولاً کارفرما مسئولیت تامین مالی پروژه و مدیر پیمان وظیفه مدیریت انجام پروژه و کنترل هزینه و کیفیت را بر عهده دارند.
به نحوی که با بودجه ای مشخص بتوانند پروژه مورد قرارداد را با کیفیت مطلوب و در زمان مشخص به انجام برساند. مدیر پیمان در مقابل انجام تعهدات خود دستمزدی طلب می‌نماید که این دستمزد می‌تواند مبلغی مقطوع یا درصدی از کل هزینه‌های پروژه باشد. با توجه به تورم مستمر در کشور معمولاً روش دوم اجرا می‌گردد.
مدیر پیمان به شخصی اشاره دارد که کارفرما در مورد پروژه ساخت و ساز وظایفی را به او محول می‌کند. این وظایف به هماهنگی و کنترل فعالیت‌هایی که در ساخت سازه‌ها انجام می‌گیرد، برمی‌گردد. این شخص در واقع به عنوان نماینده ای از کارفرما صادر بخش‌های مختلف این پروژه یکپارچگی به وجود آورد.
یکی از فعالیت های شرکت ثقال سازه تحکیم بنیان که شرکتی عمرانی است به موضوع مدیریت پیمان نیز مربوط می‌شود. این شرکت به دلیل سوابق موفق در این زمینه می‌تواند به بهترین شکل از عهده مدیریت پیمان پروژه های شما برآید.
هدف از اجرای پروژه به روش مدیریت پیمان
- کارفرمایان به دلایل مختلف و دغدغه‌های متفاوتی که دارند، نمی‌توانند تمام توجه و تمرکز خود را روی جزئیات یک پروژه بگذارند. از این رو باید از افرادی کمک بگیرند که بر تمامی فعالیت‌هایی که در آن پروژه انجام می‌گیرد مسلط باشند. در این حالت است که می‌توانند آن پروژه را به درستی به سرانجام برسانند. پس بدین شکل فکر و توجه کارفرما از این موضوع راحت و آسوده می‌شود. می‌تواند به سایر مسائل و مشکلات رسیدگی نماید و همه چیز را به مدیر پیمان واگذار کند.
- گاهی نیز به این صورت است که شخص کارفرما دقت و فرصت کافی هم برای رسیدگی به پروژه را دارد. اما هیچ اطلاعاتی در رابطه با انجام پروژه ندارد و نمی‌تواند به تنهایی پروژه را مدیریت و به اتمام برساند. از این رو این وظیفه را به شخص دیگری که در این حرفه مهارت دارد محول می‌کند. در ازای آن مدیر پیمان درصدی از هر فعالیت را دریافت می‌نماید.
مزایای اجرای پروژه به روش مجری
یکپارچه سازی
سخت‌ترین کار در یک پروژه عمرانی هماهنگ سازی پیمانکاران و اکیپ‌های مختلف با یکدیگر است. به نحوی که وظایف هر یک از پیمانکاران برای سایرین ایجاد مزاحمت یا ضرر ننماید. این کار بیشترین انرژی را از کارفرما می‌گیرد پس این مسئولیت را به مدیر پیمان در قالب قرارداد مدیریت پیمان واگذار می‌کند. این بهترین و بهینه‌ترین کاری است که یک کارفرما می‌تواند انجام دهد. با برنامه ریزی در باب هزینه، طراحی و ساخت با این روش فعالیت ها به شکل صحیح تر و هدفمند تری پیش می‌رود.
سرعت بخشی به کار
اگر پروژه به روش مدیریت پیمان انجام گیرد پیشنهادات و تجربیات مدیر پیمان علاوه بر بهبود هزینه‌ها تسریع روند کارها را در پی دارد. چون بنا به تجربیات خود با افراد و پروژه‌های متعددی در ارتباط است و می‌تواند راحت‌تر نیازها و خواسته‌های کارفرمایان را به بهترین شکل برآورده سازد.
کاهش دغدغه های کارفرمایان
کارفرمایان بدون نگرانی و با آسودگی خیال پروژه را به دست مدیران پیمان می‌سپارند. افرادی که تجارب و مهارت لازم در این زمینه را دارند و به بهترین شکل کارها را پیش می‌برند. آنها با تکیه بر استعداد های خود پروژه موفقی را به کارفرما تحویل می‌دهند. در این روش کارفرما فقط با مدیر پیمان در ارتباط خواهد بود و سایر پیمانکاران فرعی، تامین کنندگان و… با مدیر پیمان ارتباط برقرار می‌کنند. و این شخص موارد لازم را به کارفرما ارائه می‌دهد.
معایب اجرای پروژه به روش مدیریت پیمان و راهکارهای حل آن
تعارض منافع
یک ایراد بزرگ به قرارداد مدیریت پیمان وارد است و به عبارتی اصلی ترین ایراد آن به حساب می‌آید. در صورتی که دستمزد قرارداد مدیر پیمان به صورت درصدی از قرارداد باشد، ممکن است تعارض منافع صورت بگیرد.
به نحوی که سود کارفرما در این است که پروژه ارزان‌تر تمام شود ولی سود مدیر پیمان بر عکس آن است. ممکن است مدیر پیمان در استعلام قیمت‌ها و یا در هنگام خرید مصالح یا خدمات نسبت به بهای آنها حساسیت لازم را نشان ندهد. در این صورت ممکن است پروژه گرانتر از حد مورد انتظار تمام شود.
راهکار
یکی از راهکارهای حل این مسئله استعلام مشترک قیمت توسط کارفرما و مدیر پیمان است. به طوری که برای هر یک از مصالح یا خدمات مورد نیاز پروژه هم کارفرما و هم مدیر پیمان استعلام قیمت را تهیه کنند. سپس در جلسات مشترک فی ما بین نسبت به ارزیابی هر کدام اقدام نمایند و تصمیمات نهایی صورت جلسه شود.
سهل انگاری
مدیر پیمان ممکن است در کار قصور و کوتاهی نماید و آنچنان که باید در اجرای پروژه نظارت نکند. در تهیه و تدارکات بی توجهی کند و هماهنگ سازی به درستی انجام نگیرد و باعث شود پروژه با نقض روبرو گردد. چون به صورت موقتی برای هر پروژه کار می‌کند و فعالیت بلند مدتی ندارد. از این رو امکان دارد در پروژه احساس تعهد و وفاداری نکند و مسئولیت‌های خود را کم و بیش انجام دهد.
راهکار
در مورد سهل انگاری مدیر پیمان در مورد وظایف محوله نیز باید کارفرما در انتخاب مدیر پیمان نهایت دقت را به کار بگیرد. او باید نسبت به سابقه کاری، حسن شهرت مدارک، تجربیات ایشان تحقیقات اولیه را انجام دهد و آگاهانه تصمیم بگیرد تا در آینده دچار مشکل نگردد.
خطر افشای پروژه
بسیاری از پروژه‌ها برای جلوگیری از کپی برداری باید به شکل مخفی انجام گیرد. یعنی فقط تعداد خاصی از افراد با خبر هستند و تا اتمام پروژه باید نوع و نحوه ساخت آن مخفی بماند. در روش مدیریت پیمان که فرد به صورت موقت بر آن نظارت دارد احتمال درز پروژه به بیرون هست.
راهکار
باید از افرادی استفاده کنند که مطمئن باشند دانش‌های تخصصی پروژه در آن مجموعه باقی می‌ماند و به بیرون درز پیدا نمی‌کند.
قرارداد مدیریت پیمان
تمام فعالیت‌ها طبق توافقاتی که بین دو طرف ایجاد می‌شود، انجام می‌گیرد. یعنی برای شروع قراردادی بین مدیر پیمان کارفرما بسته می‌شود و در آن تمامی وظایف و مسئولیت‌های هر دو طرف ذکر می‌گردد. باید بین هر دو طرف شرایط و ضوابطی مشخص گردد وظایفی که مدیر پیمان عهده دار آنها است یا مسئولیت‌هایی که کارفرما بر عهده دارد. درصدی که به مدیر پیمان بر هر فعالیت تعلق می‌گیرد ما و شرایط پرداخت و سایر موارد بازگو و ثبت می‌گردد و یه توافق دو طرفه می‌رسند.
همچنین با بررسی و با توجه به نوع پروژه مدت زمانی نیز برای مدیریت پیمان مشخص می‌گردد. در این قرارداد هر دو طرف سعی بر این دارند که با یکدیگر به شکلی سازنده تعامل کنند. تا پروژه با تاخیر، نقص و شکست روبرو نشود.
کارفرما باید بداند مبلغ تمام شده پروژه تقریباً چقدر است و این مبلغ در چه مدتی باید تامین شود. و حتی بداند در هر ماه چقدر باید هزینه کند. این اقدام بسیاری از اختلافات و تغییرات آتی پروژه را حل می‌نماید. در این صورت حتی کارفرما می‌تواند درخواست کاهش سرعت اجرای پروژه (به جهت تاخیر در تامین مالی) را نماید تا دچار مشکل نشود. مدیر پیمان نیز می‌تواند نسبت به مدیریت شرایط تامین مالی پروژه اقدامات لازم را انجام دهد.
پروژه هایی که در آن ها وظیفه مدیریت پیمان بر عهده ثقال سازه تحکیم بنیان است، به شکلی کامل اصولی و حرفه ای اداره می‌شود. این شرکت دارای پرسنلی باسابقه و ماهری است که قادر هستند هماهنگی سازی و یکپارچگی را به نحو احسن ایجاد کنند.
وظایف کارفرما در قرارداد
- با پرداخت هزینه مشخص وظایف مدیریت کنترل و هماهنگی کارها فعالیت در پروژه را به دست مدیر پیمان می‌سپارد. تا اهدافی که مشخص می‌کند را انجام دهد لذا باید آنها را به شیوه ای کاملا واضح و روشن برای مدیر پیمان شرح دهد.
- کارفرما باید به بند های قرارداد پایبند باشد و آن ها را به درستی انجام دهد. برای مثال بایستی تمامی هزینه ها را به موقع تامین و پرداخت کند.
- مدیریت پیمان یک پروژه ممکن است توسط کارفرما به چندین نفر محول گردد. یعنی فعالیت‌هایی که باید انجام گیرد را دسته‌بندی می‌نماید و برای هر دسته‌بندی یک مدیر پیمان در نظر می‌گیرد که به صورت تخصصی تر و جزئی‌تر به اجرای آن بپردازند.
وظایف مدیر پیمان در قرارداد
- در حالت کلی وظایف مدیر پیمان و فعالیت‌های آن بیشتر مربوط به بخش اجرایی است. رسیدگی و مدیریت بر تدارکات و تامین، هماهنگ سازی بین افراد و مجموعه‌ها، برآورد هزینه‌ها و از این قبیل فعالیت‌ها بر عهده مدیر پیمان است.
- مدیر پیمان موظف است تمام استعلامات قیمت خود را به تایید کارفرما برساند.
- در ابتدای قرارداد یک برنامه زمانبندی ارائه می‌کند تا میزان برآورد مالی پروژه در هر مقطع مشخص شود.
- او می‌داند چه چیزهایی را باید از چه کسی تهیه نماید. چه کارهایی را باید انجام دهد تا در پروژه تاخیری به وجود نیاید و خیلی سریع به سرانجام برسد. باید با چه سازمان‌هایی هماهنگ شود و توافق نماید. چه افرادی را روی کار بیاورد تا کمترین خطایی هم در حین پروژه پیش نیاید و اقداماتی مانند این را انجام می‌دهد.
- در پروزه های بزرگ مدیر پیمان خود نیز تیمی را تشکیل می‌دهد و وظایف هر کدام را تقسیم بندی و به آنها محول می‌کند. سپس بر کار و عملکرد افراد نظارت و مدیریت دارد و آنها را رهبری می‌کند.
- مدیر پیمان با توجه به هدف و خواسته‌های کارفرما سعی بر انجام آن دارد برای مثال خرید مصالح مورد نیاز هدفی از سوی کارفرما است. مدیر پیمان مراکز، منابع و تامین کننده‌های مربوط به مصالح را می‌یابد. طی تحقیقات و صحبت‌های لازم از کسی که بهینه‌ترین و کارآمدترین مواد را دارد، خریداری می‌کند. این منابع ممکن است بیش از صدها نفر باشند و با توجه به مشغله کارفرما رسیدگی به مسئله سخت و وقت گیر است به همین دلیل نماینده ای از طرف کارفرما انتخاب می‌شود.
- در مورد مجوزها نیز مدیر پیمان با رسیدگی روزانه و مداوم و طبق تجارب پروژه‌های قبلی سریع‌ترین و بهترین راه را برای آن می‌یابد.