نقش فناوری در مدیریت پیمان از موضوعات مهم و قابل بحث در دنیای امروزی است.
امروزه در حیطه های مختلف فعالیت ها و فرایند ها متفاوت تر از گذشته انجام میشود. انتظار میرود به مرور نیز تغییرات اساسی و مهمی تری در روند آنها ایجاد گردد. دلایل و علل های بسیاری را برای آن می‌توانیم عنوان کنیم اما یکی از اصلی ترین محرکه های این تغییرات به بحث فناوری مربوط است.
زمانی که فناوری و تکنولوژی به حوزه یا محیطی ورود پیدا میکند تغییرات چشمگیری در آن ایجاد می‌نماید. درواقع نه تنها آن را متحول می‌سازد بلکه تمام عملکرد و فعالیت های مربوط به ان حوزه را نیز دگرگون می‌سازد. مدیریت پیمان یکی از این حوزه ها است که فناوری در آن نقش دارد و جزو بخش های مؤثر در بهبود مدیریت است. لذا شرکت ثقال سازه تحکیم بنیان( بهترین شرکت مدیریت پیمان در تبریز ) در تلاش است تا به شکل به‌روزتر و گسترده‌تری فناوری ها را در پروژه‌های خود به کار بگیرد.
تاثیرات نقش فناوری در مدیریت پیمان
- پیشبرد اصولی اهداف
- ارتقاء سطح کارایی
- صرفه جویی در زمان
- دسترسی راحت تر
- امنیت بیشتر
- تعامل و ارتباط گسترده
پیشبرد اصولی اهداف
بخش های مختلفی از مدیریت پیمان متاثر از فناوری قابلیت پیشرفت و ارتقا را دارد. فناوری در اجزاء مختلفی از شیوه مدیریت به کار میرود در نتیجه باعث ساده سازی عملیات و فعالیت های آن میشود. همچنین موجب می‌گردد انواع روش های مدیریت اصولی تر پیش برود و ارتباطات به شکل موثری بهبود یابد.
وقتی یک مدیر پیمان در انجام امورات خود از فناوری بهره می‌برد مدیریت او به شکل بهینه تری پیش میرود. در واقع شیوه مدیریتی برای بخش هایی که فناوری در آن دخالت دارد، کارآمدتر است. برای مثال او داده های موجود درباره پروژه را جمع آوری میکند. این داده ها شامل نتایج، اقدامات، هزینه مصرفی، زمان بندی و…. است. سپس آنها را به شکل طبقه بندی شده و یکپارچه به کارفرما ارائه می‌دهد.
ارتقاء سطح کارایی
اگر بتوانند از فناوری ها به شکل کارآمد بهره بگیرند وظایف هر کدام از طرفین به درستی مشخص میشود. در این صورت با آگاهی کامل تری اهداف خود را پیش می‌برند. یعنی مدیران پیمان در زمان انجام اقدامات خود به کمک فناوری با آگاهی بیشتری تصمیم گیری می‌کنند. فناوری چه برای عملیات های عادی به کار برود و چه برای پروژه های پیچیده و مهم تر سطح کارایی را ارتقاء می‌بخشد. در حالت کلی منجر میشود تا نتایج مثبت و موثری به دست آید.
صرفه جویی در زمان
معمولا بخش هایی از فرایند مدیریت پیمان مثل ثبت اسناد که به صورت دستی انجام می‌گیرد، کاری خسته کننده و زمان بر است. علاوه بر آن احتمال خطا و اشتباه نیز در آن وجود دارد. اما وقتی فناوری به این بخش ورود کند صرفه جویی در زمان مهم ترین تاثیری است که در آن به وجود می‌آید.
ذخیره سازی صفر تا صد اطلاعات پروژه در آن ساده و بازیابی آنها نیز در صورت لزوم به راحتی امکان پذیر است. در واقع چون از نرم افزارهایی کمک می‌گیرند که عملیات به شکل خودکار انجام میشود، امکان خطا در آن کاهش پیدا میکند. صرفه جویی در زمان بابت ثبت و بررسی اسناد فیزیکی باعث میشود تا برای سایر فعالیت های مهم زمان مناسب تری صرف شود.
یعنی اقداماتی که در حالت عادی و به شیوه دستی شاید روزها و ساعت ها زمان بخواهد در مدت کوتاهی تمام میشود. پس نیازی به بازدیدهای حضوری و زمانبر غیر ضروری نیست. در اصل با فرایندی یکپارچه قابلیت نظارت و تحلیل بهینه تری را فراهم می‌آورد.
دسترسی راحت تر
سازماندهی و مرتب سازی استاد فیزیکی کار دشواری است. در حالیکه تک به تک اسناد توسط فناوری ها به شکل مرتبی سازماندهی می‌شوند و دسترسی به آنها خیلی سریعتر و راحت تر نیز است.
گاها حجم قراردادها و اسناد زیاد است و اگر بخواهند آن ها را بررسی کنند زمان طولانی را برای برای آن صرف کنند. در صورتی که دستیابی به اسناد توسط فناوری راحت و آسان است. همچنین چون اسناد طبقه بندی می‌شوند دسترسی به استاد قدیمی تر نیز به راحتی قابل انجام است.
مدیر پیمان می‌تواند از پیمانکاران جزء بخواهد گزارشات درباره فعالیت هایی که انجام می‌دهند را در آن نرم افزار بارگزاری کنند. سپس به آسانی آنها را کنترل و بررسی می‌نماید و هر گونه ایرادات یا توضیحات بیشتر را در همان سیستم به آنها ارسال میکند.
امنیت بیشتر
به کمک فناوری اطلاعات مهم و حساس پروژه محرمانه باقی می‌ماند یعنی این داده ها رمز گذاری و محافظت می‌شوند. افراد جزء دسترسی های محدودتری دارند و فقط اشخاص مطمئن مثلا تنها کارفرما و مدیر پیمان به آن دسترسی کامل خواهند داشت. به این صورت پروژه به شیوه امن و مطمئن تری انجام می‌گیرد.
افراد متفرقه نمی‌توانند به شکل غیر مجاز وارد سیستم شوند و به اسناد و اطلاعات دست یابند. چون فایل های موجود در آن به شکل امن اشتراک گذاری میشود بدین ترتیب از مشکلاتی که با درز اطلاعات محرمانه پیش می‌آید، جلوگیری میشود.
تعامل و ارتباط گسترده در نقش فناوری در مدیریت پیمان
بسیاری از سازمان ها و مجموعه ها هنوز به شیوه های قدیمی متکی هستند و ریسک پذیرش فناوری ها را قبول نمی‌کنند. در حالی که با فناوری مدیران پیمان و کارفرمایان همیشه به روز می‌مانند و متناسب با آن به اجرای پروژه ها می‌پردازند.
اگر انسان ها در حین انجام فعالیت های روزمره یا در حوزه کاری از فناوری کمک بگیرند، می‌توانند دایره ارتباطاتشان را وسعت ببخشند. در این صورت با ساده ترین روش علم، آگاهی و مهارت خود را بالا می‌برند. مدیران پیمان با کمترین امکانات با یکدیگر تعامل می‌کنند و با بهره گیری از دانش های یکدیگر به روز می‌شوند.
فناوری ضمن حل مشکل فاصله و زمان برقراری ارتباط با روش های آسان تری را میسر می‌سازد. یعنی فرد توسط برگزاری کنفرانس تجارب خود را در اختیار همکارانش قرار می‌دهد و در مقابل می‌تواند از دانش آن ها نیز بهره ببرد. در این صورت مدیران پیمان با یادگیری ایده ها و تکنیک های جدید پروژه های موفق تر و بهینه تری را به سر انجام می‌رسانند.